Программное обеспечение для автоматизации редакционно-издательских процессов

Рынок компьютерного программного обеспечения для автоматизации редакционно-издательских процессов развивается уже более 20 лет — с появления настольных издательских систем Desktop Publishing System (DTP). В настоящее время предлагается множество программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию различных областей редакционно-издательской деятельности. Среди них — решения для автоматизации документооборота и совместной работы с документами (Editorial или Publishing Workflow), для автоматизации накопления, хранения, поиска и передачи информационного контента, для автоматизации новостных лент, рекламной деятельности, для синхронизации Интернет-представления и т.д.

В этой статье будут рассмотрены наиболее известные программы для организации общего рабочего пространства и автоматизации документооборота (Publishing Workflow). Самым известным из подобных программных продуктов является Quark Publishing System (QPS), однако на рынке существует около десятка достаточно популярных программ других разработчиков, из которых в данном обзоре представлены Softcare K4 и WoodWing. ПО группы Publishing Workflow является, как правило, надстройкой над используемым в редакционно-издательской деятельности программным обеспечением макетирования и верстки и обеспечивает совместную работу с документами и управление перемещением документа по технологической цепочке производства работ. Обычно это программное обеспечение охватывает все операции — начиная с написания текста и заканчивая версткой и сдачей макета в печать. Простые решения обеспечивают только многопользовательский доступ к документам и отслеживание прав пользователей на выполнение операций. Более сложные позволяют определить произвольное количество этапов подготовки макета и автоматизировать упорядоченный доступ к рабочим материалам в соответствии с иерархией назначенных прав доступа, а также обеспечивают автоматическую передачу работы на следующий этап производства работ с изменением статуса документа. При этом важнейшими реализуемыми функциями данного ПО являются возможность получения в реальном времени информации о прохождении и степени готовности всех используемых в работе материалов или макетов, возможности просмотра, сохранения версий документов и внесения правки на любом этапе работ.

Системы Publishing Workflow могут быть реализованы как системы клиент-серверной архитектуры. В таком случае существует серверная часть, которая осуществляет непосредственный доступ к данным и обеспечивает их хранение в одном из форматов распространенных коммерческих СУБД или в собственном оригинальном формате, а также клиентская часть, обеспечивающая выполнение интерфейсных функций. Встречается также реализация, при которой имеется только клиентская часть системы, и тогда хранение данных осуществляется в согласованной иерархической системе каталогов в формате исходных документов клиентского приложения.

Quark Publishing System

Система QPS представляет собой встраиваемый скрипт (плагин) для издательской системы QuarkXPress и простейший текстовый редактор CopyDesk, позволяющий осуществлять только набор и редактирование текста. С помощью этого плагина пакет QuarkXPress превращается в клиентское место макетирования, а CopyDesk играет роль клиентского места подготовки текстов. Пользовательский интерфейс позволяет открывать файлы (вызывать их из общего хранилища документов), сохранять и добавлять файлы в хранилища, организовывать документы в макеты и публикации, управлять правами доступа к документам.

В отличие от многих систем автоматизации, новая версия K4 (v. 5) напрямую поддерживает управление многопользовательской работой и с графическими файлами. Более того, согласно концепции хранения мультимедийных данных (к которым относятся иллюстрации, звук, видео) в макет издания могут быть включены любые бинарные объекты, поддержка связей и отслеживание версий которых происходит по аналогии с текстовыми блоками. Благодаря этому включенные в макет ссылки на видеоролики или звуковые фрагменты после экспортирования издания в Web будут вести себя как html-линки на мультимедийные данные. Также аналогично тому, как это делается в пакетах Microsoft Office, возможны встраивание в макет издания файлов Word и Excel и поддержка многопользовательского доступа к этим ресурсам.

Пакет верстки и макетирования InDesign 3.0 имеет весьма развитые встроенные средства работы с векторной и растровой графикой. Вследствие этого возможно выполнять на этапе верстки все необходимые манипуляции с изображением непосредственно в программе верстки InDesign, не передавая работу художнику или фотографу. InDesign позволяет не только масштабировать и кадрировать изображение, но и изменять яркость и тон отдельных его участков, встроенными средствами производить обрезку изображения произвольной формы, делать наложение различных графических файлов. Наличие в InDesign встроенных функций контроля и управления цветом позволяет перенести контроль цветовой гаммы на этап общей верстки и при необходимости вносить изменения в макет или в его отдельные участки в процессе верстки, не возвращая работу на предыдущие технологические этапы.

Данный продукт отличается особым способом хранения данных. K4 — это система архитектуры типа «клиент-сервер», а это означает, что доступ к данным (текстам, иллюстрациям и макетам), хранящимся в удаленном хранилище, имеет только серверная часть системы, права доступа к данным в которой регулируются внутренней политикой безопасности. При этом системные каталоги, в которых хранятся данные, могут быть не только недоступны и невидимы пользователю, но и даже находиться вне компьютера, осуществляющего обработку запросов системы K4. Безусловно, подобная организация хранения данных усиливает как внутреннюю, так и внешнюю защиту информации от несанкционированного доступа.

Данные в системе K4 хранятся в формате СУБД PrimeBase, имеющей открытую архитектуру, что позволяет при использовании ODBC драйвера получать доступ к данным с помощью любого подходящего программного обеспечения и даже изменять или развивать базовую функциональность системы K4.

Аналогично QPS, система K4 при установке на клиентскую машину встраивает свой плагин в программу InDesign. При этом пользователь через специальное меню получает возможности авторизации в системе, вызова материалов из хранилища и сохранения данных и их версий. При сохранении данных возможны назначение и изменение прав доступа в соответствии с зарегистрированной в системе иерархией прав пользователей, а также передача материалов другим сотрудникам на следующие этапы работ. В программе K4 возможно описание 64 дополнительных полей данных для регистрации пользовательской информации, сопровождающей документ, что позволяет настроить функциональность системы максимально близко к требованиям заказчика и создать систему обмена информацией между сотрудниками без использования дополнительных инструментов. Цепочка последовательных этапов производства работ задается в системе вместе с привязкой к правам групп и отдельных пользователей. Вследствие этого можно четко определить ответственность за выполнение работ на конкретном этапе, организовать контроль ответственности исполнителей и руководителей всех уровней за своевременное выполнение работ. Расширенный инструментарий запросов (в частности, возможны поиск и отбор данных по любым зарегистрированным полям, а также хранение стандартных запросов) и удобная панель представления результатов поиска документов — это мощное средство для организации потоков информации о прохождении документов по технологической цепочке, а также эффективное средство контроля и получения качественной информации управляющими менеджерами.

В качестве текстового редактора в системе K4 используется программа InCopy, поставляемая вместе с системой. InCopy предоставляет пользователю широкие возможности протоколирования работы, сохранения версий и отслеживания внесенных изменений. Важными особенностями InCopy являются возможности просмотра расположения текста на макете документа и отслеживания, изменения геометрии макета. Функция обновления геометрии позволяет пользователям системы K4 в процессе работы автоматически получать информацию о взаимном изменении геометрии макета или размера и дизайна набора, что делает возможным быстрое и точное согласование действий всех занятых в подготовке материалов сотрудников без привлечения дополнительных ресурсов. Большим подспорьем в этом служит эффективный инструмент измерения и отображения статистической информации об обрабатываемом документе. С его помощью в отдельном окне палитры инструментов возможны отображение информации о размере текста в символах, словах и строках, о рассогласовании геометрии макета с текстовым блоком, отображение текстовых блоков, требующих дополнительной корректировки.

Помимо пользовательских рабочих мест непосредственных исполнителей работ в состав системы K4 входит клиентское место администратора системы, которое реализовано как Web-приложение, запускаемое в окне стандартного браузера. Рабочее место администратора позволяет в интерактивном режиме задавать настройку системы, управлять пользователями и их правами, изменять конфигурацию работ и проектов, производить архивирование и удалять данные.

WoodWing Software

Система WoodWing Software производства одноименной немецкой компании также базируется на продуктах Adobe. Подобно K4, система состоит из набора плагинов для программы InDesign, а в качестве текстового редактора используется программа InCopy. Однако, в отличие от K4, в семействе решений WoodWing реализовано не только совместноге использование материалов при производстве сложного макета издания — WoodWing состоит из отдельно поставляемых компонентов, обеспечивающих реализацию взаимосвязанных, но принципиально различных функций.

Smart Connection — решение для организации системы документооборота, для обеспечения многопользовательской работы с материалами и документами и управляемого доступа к данным. Данный компонент позволяет построить масштабируемую среду для обеспечения технологического процесса подготовки данных и верстки сложных изданий и макетов.

Smart Connection позволяет создавать иерархически подчиненную структуру изданий для систематизации документов, а также задавать произвольные этапы работ. Пользователь, завершающий работу с документом на текущем этапе, автоматически изменяет его статус и передает документ на следующий этап. Для совместного хранилища данных Smart Connection использует файловые каталоги (папки) с предоставленным общим доступом. Файлы документов хранятся в форматах клиентских приложений. Права пользователей системы задаются на уровне операционной системы в соответствии с назначенными для них правами доступа к каталогам совместного хранения данных. Поскольку в Smart Connection реализовано сохранение каждого этапа работ каждого издания и документа в отдельном каталоге, возможно задавать достаточно сложные структуры прав пользователей.

Как и в системе SoftWare K4, дизайнер, работающий с макетом издания в InDesign, может одновременно видеть состояние включенного в макет текста, редактируемого другим пользователем в InCopy, обновлять состояние документа, изменять конфигурацию макета, добавлять или удалять новые связи между составляющими документа.

Отличительной особенностью Smart Connection является возможность обмена текстовыми сообщениями между пользователями системы — своего рода простейшая электронная почта или подобие ICQ, благодаря чему можно наладить информационный обмен между рабочими местами, не покидая рабочего пространства прикладного приложения.

Smart Catalog представляет собой масштабируемое решение для установления связи между файлами данных и элементами макета. WoodWing Smart Catalog поддерживает привязку к окнам макета и отдельным полям таких типов данных, как текст, изображение или набор данных (таблица). После установления связи с источником данных достаточно одного щелчка мышью, чтобы дополнить макет InDesign последней информацией из файлов контента или исходных данных. В виде файлов контента может быть использован любой источник данных ODBC или файл формата XML. Smart Catalog — эффективное решение для публикации массивов регулярной информации и печати переменных данных.

Smart Layout — расширение для Adobe InDesign, позволяющее в дополнение к существующим элементам разграничения областей рабочего пространства (окнам и колонкам) добавить более сложные элементы: комбинации колонок, областей и окон. SmartLayout дает пользователю возможность работать с несколькими окнами или колонками макета как с одним логическим элементом. Например, с помощью этой функции можно легко объединить в единую статью окно заголовка материала, введения (или вводного абзаца) и собственно текст материала.

Smart Styles — плагин для Adobe InDesign, разрешающий совместное использование таблицы стилей для всех пользователей системы. Это решение позволяет автоматизировать форматирование идентичных элементов верстки, причем поддерживается работа со стилями текста, таблиц, объектов и со смешанными стилями. SmartStyles расширяет возможности настройки и применения стилей элементов.

Комбинация Smart Connection, Smart Styles и Smart Layout — пакет, называемый Smart Publishing Team, — дает возможность группе сотрудников, совместно работающих над сложным изданием, значительно повысить эффективность и качество своей работы.

Система WoodWing предлагает возможности для расширения функциональности и разработки собственных расширений для Adobe InDesign и InCopy. Кроме того, WoodWing предоставляет администратору системы широкие возможности для настройки процессов совместного доступа, для автоматизации рутинных работ и для использования дополнительных источников данных в процессе работы над макетом.

Adobe Version Cue

Компания Abobe Systems, производитель программного обеспечения, ставшего стандартом де-факто на рынке, также не осталась в стороне от решения вопроса автоматизации совместной работы над сложными издательскими проектами. В состав набора программ Adobe Creative Suite, включающего новые версии популярных профессиональных приложений Photoshop, Illustrator и InDesign, входит также пакет Adobe Version Cue, который служит для обеспечения многопользовательской совместной работы с документами. Version Cue поставляется только в составе пакета Adobe Creative Suite и позволяет построить Workflow-систему на базе продуктов Adobe — Photoshop SC, Illustrator SC, InDesign CS, GoLive CS и InCopy SC.

Adobe Version Cue дает возможность пользователям продуктов Adobe реализовать следующие основные функции: создание версий файлов и документов, поддержку безопасности файлов, организацию файлов в локальные и распределенные проекты, поддержку связей между файлами проекта, оповещение пользователей об изменениях в файлах проекта. Также возможны просмотр файлов проектов, их описание, комментирование версий, поиск файлов по описаниям и комментариям.

Кроме того, при использовании Version Cue легко решаются такие задачи, как копирование, экспорт, архивирование и восстановление проектов, поиск и обзор проектов в многопользовательском рабочем пространстве, импорт файлов с использованием FTP и WebDAV, управление версиями файлов и неиспользуемыми в проектах файлами, а также управление правами доступа пользователей к проекту.

При установке Adobe Creative Suite в пультах управления операционной системы Mac OS X появляется пульт Version Cue, предоставляющий возможность управления основными параметрами приложения. Здесь для каждой рабочей станции, участвующей в проекте, можно задать расположение хранилища общих данных и некоторые другие настройки системы. В качестве сервера хранения данных может выступать любая рабочая станция или выделенный сервер, однако обязательным условием является установка на этот компьютер пакета Adobe CS. В настройках Preferences также появляется возможность управления параметрами совместной работы, после чего пакеты Adobe CS могут открывать и сохранять файлы в специально выделенном рабочем пространстве Version Cue, включая их в специально создаваемые и управляемые проекты. При этом пользователь может сохранять версии и копии файлов и документов, сопровождая их своими комментариями, просматривать существующие файлы проекта и их версии, возвращаться к предыдущей версии и т.д.

С помощью этого инструмента в файле верстки InDesign можно создавать автоматические связи как с текстовыми файлами, так и с файлами изображений, используемыми при работе над макетом. Для создания связей и управления ими служит уже известный пользователям инструмент Link, причем окно Link выполняет роль монитора связей Version Cue и позволяет получать сведения о состоянии и использовании прилинкованного файла, о наличии новых версий и другую информацию, а также управлять обновлением связей отдельных файлов и всего документа.

Управление проектами и пользователями системы Adobe Version Cue производится через специальное web-приложение Version Cue Workspace Administration Utility, запускаемое в окне стандартного браузера. Доступ к приложению осуществляется по протоколу TCP/IP посредством задания IP-адреса (или DNS-имени) и порта компьютера, на котором установлена система. Утилита администрирования позволяет управлять проектами, версиями файлов и пользователями системы Version Cue.

Система совместной работы Adobe Version Cue может быть сконфигурирована для работы пяти, десяти и более пользователей одновременно. Это позволяет говорить о том, что небольшие организации и рабочие группы, нуждающиеся в полноценном решении для управления совместной работой над документами, при переходе на использование пакета Adobe Creative Suite могут бесплатно получить хорошо интегрированное и простое в использовании решение для обеспечения этих задач. Кроме того, решение можно порекомендовать и в качестве бесплатного пробного проекта. Тем организациям, которые уже осознали необходимость автоматизации производственного редакционно-издательского процесса, но еще не определились в выборе системы автоматизации или не в полной мере понимают важность тех или иных функций, будет полезно поработать с такой системой начального уровня. В результате, после довольно легкого и безболезненного внедрения этого решения и пробной эксплуатации, специалисты смогут более точно сформулировать свои требования к полноценной системе Publishing Workflow.

Заключение

В настоящее время напряженный ритм работ в реакционно-издательской сфере в условиях ограниченности ресурсов и необходимости их экономии все чаще побуждает высший менеджмент соответствующих организаций к автоматизации управления основным производственным процессом. Использование для этих целей проверенных, легко настраиваемых под нужды конкретного заказчика и способных изменяться вместе с развитием самого автоматизируемого процесса систем Publishing Workflow позволяет пользователям решить ряд острых вопросов управления, сдерживающих развитие предприятия или увеличивающих его накладные расходы. Указанные продукты обеспечивают упрощение системы передачи информационных потоков, сопровождающих основную производственную деятельность, повышение управляемости редакционно-издательского процесса, более точное планирование, сбалансированное использование трудовых ресурсов, возможность получения качественной и оперативной информации о производственном процессе. Не менее важны и такие факторы, как сокращение затрат на сопровождение и управление производством и повышение мобильности пользователей, эффективности использования данных и материалов.

Специалистам, работающим на редакционно-издательском рынке, сегодня доступно достаточное количество решений — от самых простых и дешевых до дорогих и сложных, чтобы сделать осознанный выбор в целях увеличения рентабельности производственной деятельности

Джерело: compuart.ru